New features are coming fast on Microsoft 365 and you have trouble following the official roadmap ?

Every month, I publish a new infographic presenting a tip, a new feature on Microsoft teams / Microsoft 365 solutions that you can use today on your platform.

I am a teacher and I use forms. How to add an image instead of text in an answer for a choice type question ?

,Context :

This was a long-awaited request from many Microsoft Forms users: How to allow selecting pictures instead of text in quizzes? How to implement visual selection questions in quizzes?

Indeed, there are several cases where the choice of images is relevant. It is the example of images (logos, areas to be selected, etc ...) that is much easier to choose the answer, when this answer can not be expressed in words or that to express it in words, it would be necessary to make a sentence too long. It is also the example of teachers who can easily use it to help students with reading difficulties and language comprehension problems or foreign students learning the language.

,,Solution,

From now on, it is possible to select photos in the answer choices. Here are the different types of questions and answers where you can add a photo :

- Choice type question : photo insertable in the question field and photo insertable in the answer field

- Open question : photo insertable in the question field

- Evaluation : photo insertable in the question field

- Date : insertable photo in the question field

- Ranking : photo can be inserted in the question field

- Likert : photo to be inserted in the question field

For Choice type questions, there are - 3 ways to get photos -

1) from your computer

2) from Bing search

3) from your OneDrive

And there are - 3 ways to insert photos - in the answer choice

1) Drag and Drop

2) Copy and Paste

3) Bulk import up to 5 images per batch

Once you have added an image to a question, you can adjust its size by enlarging, reducing or zooming in on it to focus on a portion of the image. You can also add alternative text for screen narrators.

My opinion

This is a great new feature and I'm sure many teachers will be excited about it. Here are the few points I would like to highlight :

- It is available for education tenants but also for business tenants

- You have a size limit of 5MB per picture

- Zoom seems to be selected by default when you import pictures. Be sure to deselect it if needed

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Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

Chaque mois, je publie une nouvelle infographie présentant une astuce, une nouveauté sur les solutions Microsoft teams / Microsoft 365 que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui sur votre plateforme.

Comment transférer la propriété d'un sondage ou d'un questionnaire quand une personne va partir ou ne fait plus partie de l'organisation ?

,Situation : Quand une personne va quitter ou a déjà quitté une entreprise ou une école ou une université, il est toujours compliqué de faire la passation ou de pouvoir suivre des sondages et des résultats créés à partir du compte individuel d'une personne.

Le offboarding, s'il n'est pas bien organisé, peut être une source de "tracas" pour tous celles et ceux qui restent et doivent reprendre le travail de la personne.

Alors que peut-on faire avec les forms d'une personne avant qu'elle quitte l'organisation ? et que peut-on faire avec les forms de la personne quand elle a déjà quitté l'organisation. Je vous explique tout ça avec ces 2 scénarios.

,,Solution scénario 1 ,> la personne va quitter l'organisation

Pour réaliser le transfert de propriété avant le départ, c'est le propriétaire du forms qui doit réaliser individuellement la procédure.

• Etape 1 :

Dans ses formulaires, la personne choisit le forms à transférer puis clique sur les options pour choisir "déplacer"

• Etape 2 :

La personne choisit le groupe vers lequel elle souhaite déplacer son formulaire et déplace le forms qui se retrouvera désormais dans la section "mes groupes" et non pas "mes formulaires". Seuls les groupes auxquels appartient cette personne sont affichés

Points d'attention :

- La personne qui souhaite transférer la propriété d'un forms vers un groupe doit faire partie de ce dernier

- La propriété d'un forms peut être transférée d'un individu à un groupe, mais pas l'inverse.

- Vous ne pouvez pas transférer la propriété d'un forms qui est partagé avec vous

- Un groupe ne peut pas transférer un forms à un autre groupe.

,,Solution scénario 2 , ,> la personne a déjà quitté l'organisation

Pour réaliser le transfert de propriété du forms à la place de la personne, les conditions suivantes doivent être remplies :

1- Vous êtes l'administrateur global ou l'administrateur de l'application bureautique de l'organisation et vous disposez d'une licence Forms valide.

2- La personne qui est partie a un compte qui a été supprimé ou désactivé.

• Etape 1 :

Dans la barre d'adresse de votre navigateur, remplacez l'URL existante par la suivante :

https://forms.office.com/Pages/delegatepage.aspx?originalowner=\[*email*\]

L'email que vous devez renseigner est bien celui de la personne qui a quitté l'organisation.

• Etape 2 :

Une fois fait, vous avez accès aux forms de l'ancien employé. Et de la même manière que le scénario 1, vous choisissez le forms à transférer pour ensuite le déplacer vers un groupe.

Points d'attention :

- Le formulaire doit être transféré dans les 30 jours suivant la suppression du compte.

- Il n'y a pas de restriction de temps pour transférer la propriété d'un formulaire d'un compte qui a été désactivé (et non supprimé)

2 solutions vraiment pratiques qui doivent nécessairement interroger sur les bonnes pratiques des forms au sien des équipes, la solution à long terme consistant à créer des formulaires dans des groupes, afin que la propriété ne soit pas liée à un individu.

Si vous avez aimé cette infographie ou cette astuce sur Microsoft Forms et que vous pensez qu'elle sera également utile à d'autres personnes, n'hésitez pas à la partager

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How to create a quiz or a form with a timed response ?

,Context : For those who are on Microsoft 365 education, this new feature in Microsoft Forms should interest you in this period of "back to school".

In some situations, teachers may want to set up timed assessments. Prior to this new feature, the only option in Forms was to set a start date with a start time and an end date with an end time as well. Although this was convenient, it was necessary to warn the participants of the time they had to answer the quiz and no timer was displayed.

I know many people who are looking for a simpler and more automated way to set up a timer into a class quiz, for example.

,,Solution, : A new feature appeared in Microsoft forms settings allowing you to set up a timed response (in minutes) with values between 1 and 999. When a student or a participant answers, he/she will see the time countdown at the top of the window. And once the time is exceeded, the answer is automatically validated and sent. Really handy!

Several points to keep in mind :

- The timer works on both form and quiz

- The timer works on forms/quiz sent internally but also those sent externally with the "anyone can respond" option

- The timer in Microsoft Forms is available on both education and business tenants

- When a student or a participant could not answer one or more questions in time, the teacher or the quiz creator will see in the results "no answer provided".

What I think about it

Excellent new feature that meets a real need. One small regret though, I think it would have been nice in the results window to see a label or an icon in front of each question that was not answered in time or to have the possibility to see the time spent on each question to understand if the person really did not have time to answer or spent a lot of time without being able to find an answer.

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How to import into Forms quizzes made with word and reuse them quickly ?

,Context : You are a teacher and come from a school where you did not have access to the Microsoft 365 education platform. You don't want to rewrite everything and are looking for a way to import your word or PDF quizzes into Microsoft Forms

,,Solution, : Good news for you and it's all new. In education tenant (not in business ... sorry guys !), a new function has appeared allowing you to import quizzes made in Word or PDF quizzes.

The maximum file size is 10MB & the questions that can be included for correct conversion are multiple choice questions, open questions and questions with fill-in-the-blank text.

Tip top! and if you are not satisfied, the revision mode allows you to readjust the questions before importing. Very useful, isn't it?

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Comment importer dans Forms des quiz fait avec word et les réutiliser ?

,Situation : Vous êtes enseignant(e) et vous souhaitez réutiliser des quiz que vous aviez fait auparavant dans Word ou des quiz PDF en les important dans Microsoft Forms

,,Solution, : C'est désormais possible et c'est une excellente nouvelle pour éviter de refaire 2 fois le même quiz. Dans les tenants education (pas dans les business), une nouvelle fonction est apparue vous permettant d'importer des quiz réalisés sous Word ou des quiz en PDF. La taille maximale du fichier est de 10MB. Les questions qui peuvent être reprises dans le format des questions Forms sont les questions à choix multiples, les questions ouvertes et les questions avec du texte à trous. Tip top ! d'autant plus que si on est pas satisfait, le mode révision permet de réajuster les questions avant l'importation. Hyper pratique, non ?

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